Ce nu este proiectul –Definirea sferei de cuprindere

---

Despre ”ce nu este proiectul” am mai vorbit și cu altă ocazie când am pus problema dacă managementul de proiect este artă sau știință. Acum însă mă voi referi la scopul unui proiect. La primul meu proiect important, ca manager de proiect începător, am crezut că e bine să faci cât mai multe sau, dacă se poate să faci chiar totul. Mă gândeam că un proiect este cu atât mai bun cu cât rezolvă mai multe probleme. Ştiam din teorie că sfera de cuprindere a proiectului defineşte ansamblul activitţăilor de realizat astfel încât realizarea rezultatelor dorite să fie posibilă. Sfera de cuprindere defineşte limitele proiectului. Iată câteva sugestii practice care vă pot scuti de probleme pe parcursul implementării. Dar, ca aproape toate listele din managementul de proiect, nici despre aceasta nu am pretenţia că este completă:

- definiţi cât mai detaliat ce anume aşteptaţi de la proiect. Pentru managerul de proiect, pentru echipa lui, pentru stakeholderi este foarte important să se definească în detaliu ce anume se doreşte de la proiect, să se descrie situaţia de după lansarea proiectului, starea de fapt de după ce acesta se va fi implementat. Când nu ştiţi ce doriţi e clar că nu puteţi obţine.

- identificaţi toate persoanele interesate de rezultatele proiectului şi chestionaţi-le cu privire la aşteptările lor de la proiect. Această categorie de persoane poartă numele generic de stakeholderi şi cuprinde toate persoanele, instituţiile sau entităţile interesate de proiect. De exemplu, dacă ne referim la proiectul de construcţie a unui stadion, liga suporterilor şi locatarii din cartierul respectiv trebuie musai incluşi pe lista stakeholderilor şi consultaţi în legătură cu proiectul. Altfel riscaţi să descoperiţi pe parcurs că nu aţi satisfăcut unele cerinţe, sau mai grav, din cauza acesor grupuri să întârziaţi sau să anulaţi proiectul

- investigaţi situaţia curentă. Personal m-am confruntat cu două probleme. Pe de-o parte am cerut ceva ce exista deja, lucru care ne-a costat timp suplimentar pentru a evalua cerinţa. Pe de altă parte am plecat de la premisa că o capabilitate există deja şi am omis să o solicităm printre cerinţe. Bineînţeles că nu s-a implementat şi a trebuit să alocăm timp şi bani pentru includerea ei in scopul proiectului.

- analizaţi contextul şi dependenţele cu alte proiecte. E important să ştiţi ce anume din mediul intern sau extern proiectului il poate influenţa, cum se încadrează proiectul în strategia organizaţiei şi ce alte proiecte se mai desfăşoară în acelaşi timp în organizaţie. Chiar dacă acestea nu au impact direct în proiectul pe care îl conduceţi foarte posibil să impărţiţi aceleaşi resurse umane, lucru care vă poate afecta la un moment dat

- pe baza informaţiilor adunate conform listei de mai sus, formulaţi şi documentaţi cerinţele cu maxim de detalii. Încercaţi să încludeţi în discuţie un reprezentant al beneficiarului, al firmei client, al furnizorului şi al echipei care urmează să realizeze testarea. Astfel veţi scrie cerinţele „pe limba tuturor”, lucru care vă va scuti de eforturi suplimentare în faza de implementare.

- definiţi ce nu este proiectul. Prin definirea non-obiectivelor se poate contribui la clarificarea obiectivelor proiectului. Discutarea nonobiectivelor permite echipei proprietarilor proiectului şi echipei proiectului să identifice şi să rezolve neclarităţile.

- o dată ce aţi definit cerinţele suficient de detaliat, „ingheţaţi” scopul proiectului. Agreaţi cu toţi stakeholderii lista de cerinţe şi apucaţi-vă de treabă. Dacă nu faceţi acest lucru riscaţi ca tot timpul să mai apară cerinţe noi, să se mai modifice cerinţe existente sau să se solicite eliminarea unor cerinţe. Doar că modificările presupun pe de-o parte resurse suplimentare (bani, timp, oameni) iar pe de altă parte este posibil să afecteze alte cerinţe şi implicit scopul final al proiectului.

Totuşi, din motive obiective, este posibil să fie nevoie să aduceţi modificări cerinţelor proiectului. Despre cum puteţi face acest lucru cu un impact minim asupra termenelor şi costurilor vom discuta într-un articol viitor

 

Liviu Draghici -Senior Project Manager la Vodafone Romania

Related posts: