Greşeli în managementul de proiect I – Nu am cunoscut în detaliu situaţia curentă

Cum am mai afirmat, managementul de proiect nu este o ştiinţă exactă. Este mai degrabă o colecţie de bune practici, colecţie care se îmbogăţeşte treptat pe măsură ce practicienii acumulează experienţă iar teoreticienii o conceptualizează. A fi manager de proiect şi a spune că n-ai făcut greşeli este un non-sens. În articolele din această serie voi face referire la cele mai frecvente greşeli care apar în managementul de proiect, greşeli pe care (în marea lor majoritate) le-am făcut şi eu şi pe care cititorii mei sper să nu le repete. Din capul locului ţin să menţionez că, mărimea şi complexitatea listei variază direct proporţional cu mărimea şi complexitatea proiectului şi că, din păcate, lista nu se limitează la greşelile pe care le voi enumera eu. Pentru un proiect cât mai de succes, înainte de toate e indicat să se cunoască situaţia curentă, problema adresată de proiect. Atâta timp cât cunoaştem ce avem şi ştim unde vrem să ajungem, ne va fi mult mai uşor să definim scopul proiectului. Veţi spune că e absolut normal să se întâmple aşa şi nu vă contrazic. Şi eu am gândit acelaţi lucru doar că nu suficient de detaliat. Gândind retrospectiv, înainte de a formula scopul proiectului, mi-ar fi fost extrem de util dacă:

- Aş fi detaliat cât se poate de mult situaţia actuală, procesele curente, caracteristicile produsului curent, tipologia clienţilor sau utilizatorilor finali

- Aş fi gândit din perspectiva utlizatorului final (clientului) fără să presupun că dacă clientul acceptă situaţia curentă înseamnă că e de acord cu ea

- As fi adus la aceeasi masa pe toata lumea din organizatia client pentru a detalia cu maxim de amanunte situatia curenta

- As fi facut un inventar amanuntit al problemelor actuale pentru a-mi fi mai usor sa definesc ce isi propune proiectul. Practic solutiile la problemele curente reprezinta o parte (mai mica sau mai mare) din scopul proiectului

- As fi alocat suficient timp investigarii situatiei actuale pentru a avea o imagine de ansamblu si a strange suficiente argumente pentru a convinge sponsorul si stakeholderii ca proiectul merita implementat.

Bineinteles ca, mai ales in cazul proiectelor care adreseaza probleme complexe, situatia actuala nu poate fi cunoscuta cu maxima certitudine. Daca am incerca sa cunoastem absolut totul, probabil proiectul ar incepe destul de tarziu. Iar la cat de dinamic si schimbator este mediul (intern si extern) in momentul de fata, pana la demararea proiectului, dar mai ales pe parcursul implementarii lui, este foarte probabil sa mai apara o serie de modificari ale situatiei actuale. Tine practic de flerul managerul de proiect si a echipei cu care lucreaza sa aprecieze ce inseamna „maxim de amanunte” sau „suficient timp”. In managementul de proiect precautia e indicata in anumite doze. Restul e risc si incertitudine

În articolul următor vom vedea cât este de important să știm ceea ce ne dorim de la proiect.

Liviu Draghici -Senior Project Manager la Vodafone Romania

Related posts: