Greseli in managementul de proiect II – Nu am stabilit exact ce ne dorim

Intr-un articol anterior referitor la scopul proiectului (Ce nu este proiectul) am vorbit despre cat de neproductiv este sa iti doresti de la un singur proiect rezolvarea tuturor problemelor. A-ti propune sa faci totul poate insemna costuri imense si durata mare de implementare, sansele de esec crescand direct proportional cu complexitatea scopului.

Insa, a sti doar vag ceea ce vrei, poate fi la fel de pagubos ca a-ti dori sa faci totul. Stabilirea precisa a cerintelor este neaparat necesara. Desi cuvantul “cerinta” pare in aparenta simplu, pentru managementul proiectelor el poate avea multiple semnificatii. Pentru moment, pentru a usura intelegerea ma limitez la a asocia notiunea de cerinta cu aceea de obiectiv.  Cei mai multi dintre dumneavoastra stiti ca un obiectiv trebuie sa fie SMART (Specific, Masurabil, de Atins, Realizabil si cuantificabil in Timp). Va recomand acum, ca impreuna cu un prieten sa faceti urmatorul exercitiu. Desenati fiecare pe o coala A4 o figura geometrica cu patru laturi. De cate coli si de cat timp aveti nevoie? Veti fi tentati sa raspundeti ca v-ar trebui doua coli si maxim 10 secunde pentru ca aparent cerinta pare simpla. Totusi daca veti compara foile e posibil sa aveti figure geometrice diferite (rombul, patratul, dreptunghiul, trapezul au fiecare cate patru laturi). Se pune problema al cui rezultat (proiect) este mai bun. Daca va intreb pe voi veti spune ca amandoi ati indeplinit cerinta desenand o figura geometrica cu 4 laturi. Dar eu, care asteptam de la voi un trapez voi considera ambele proiecte gresite. Veti spune ca as fi putut fi mai specific in formularea cerintei. Reluati exercitiul, de data asta desenand un trapez. Probabil veti fi incantati ca cerinta se simplifica. Dar foarte probabil ca rezultatele sa fie diferite. Trapezul poate fi ortodiagonal, isoscel sau dreptunghic. Din nou amandoi ati respectat cerinta dar eu pot fi nemultumit de rezultat. Facem o a treia incercare: desenati un trapez dreptunghic. Acum (presupunand ca va mai amintiti cum arata trapezul dreptunghic) desenele voastre ar trebui sa arate la fel. Dar am in continuare motive sa fiu nemultumit. Trapezele voastre au dimensiuni diferite. Din a patra incercare ar trebui sa ne iasa: desenati un trapez isoscel cu baza mica 3 centimetri, baza mare 8 centimetri si intaltimea 5 centimetri. Acum cerinta este completa. Cu putina recapitulare a materiei de la geometrie, figurile ar trebui sa fie de data asta identice. Doar ca pentru a ajunge la acest rezultat am stricat pana acum 8 coli (asta in cazul in care trapezul v-a iesit din prima si n-ati facut greseli cand ati desenat) si am pierdut destul de mult timp. Sa nu mai punem la socoteala si frustrarile pe care le-ati acumulat de fiecare data cand citeati ca rezultatul nu e bun. Daca ma interesa si pozitia figurii geometrice pe foaie si acum as putea considera rebut unul sau amandoua desenele. Dar nu vreau sa mai stricam alte coli. Sigur ati inteles deja ce era de inteles. Si nu uitati ca am plecat de la o figura geometrica cu patru laturi. Inchipuiti-va ce ar fi insemnat daca v-as fi cerut sa construiti o casa sau un avion cu reactie. În articolul de mâine vom vedea cât este de important ca toată lumea să aibă aceeași înțelegere asupra cerințelor.

Liviu Draghici -Senior Project Manager la Vodafone Romania

Related posts: