Greseli in managementul de proiect III – Nu am tradus cerintele pe intelesul tuturor

---

Daca ati citit articolul anterior (Greseli in managementul de proiect II) va aduceti aminte probabil de exemplul cu trapezul. Ma intorc putin la cerinta finala: desenati un trapez isoscel cu baza mica 3 centimetri, baza mare 8 centimetri si inaltimea de 4 centimetri. Recunosc ca eu am cautat pe Google detalii despre cum arata un trapez dreptunghic si care ar fi dimensiunile pe care ar trebui sa vi le cer. Probabil cei carora le place geometria l-au desenat in cateva secunde dar noi, “muritorii de rand” a trebuit sa ne clarificam intai toate notiunile. Orice cerinta cuprinde o parte conceptuala (figura geometrica cu 4 laturi) si o parte tehnica (trapezul isoscel cu dimensiunile date). E posibil ca eu, atunci cand m-am gandit la figura geometrica cu 4 laturi sa fi avut in cap direct rezultatul final dar ca sa pot ajunge la acesta am avut nevoie de cineva (in cazul meu Google) care sa traduca in termini tehnici ceea ce am cerut eu.

Prin urmare, recomandarea mea este ca la fiecare proiect sa aveti minim “un translator” care sa va ajute sa va intelegeti cu clientul, sau furnizorul dumneavoastra. De cele mai multe ori insa, in practica, clientul nu corespunde cu utilizatorul final. O firma poate cere unei alte firme realizarea unui site web. Firma al carui site se construieste este clientul dar utilizatorul final sunteti dumneavoastra in calitate de client al firmei. Prin urmare este nevoie de doi “traducatori”. Firma care a comandat site-ul va trebui sa culeaga feedback de la client si sa incerce sa formuleze cateva cerinte. Apoi cerintele vor trebui traduse in limbajul persoanelor care dezvolta site-ul. “Sa se vada bine pe ecran” s-ar putea referi la dimensiunile paginii, la tipul continuturilor (poze, filmulete etc) dar si la tipul de browser folosit, rezolutie etc. Bineinteles, firma client poate indeplini rolul de traducator intre utilizatorul final si dezvoltator dar asta presupune ca cineva din firma sa aiba suficiente cunostinte atat despre clienti cat si despre site-urile web. In practica, cerintele initiale vin de la departamentele de vanzari sau marketing (daca utilizatorii finali sunt clienti externi) iar cineva din departamentele tehnice (productie, IT, cercetare dezvoltare etc) le tehnicizeaza inainte de a le executa.

Pentru a avea cerinte cat mai complete, recomandarile mele sunt urmatoarele:

-                     Clarificati exact cu clientul (sau utilizatorul final) ceea ce isi doreste acesta. Nu va asteptati la cerinte tehnice dar puneti cat mai multe intrebari despre cum ar dori sa arate produsul final, cum se va simti cand proiectul va fi livrat, ce probleme ar trebui sa resolve proiectul, ce beneficii ar trebui sa le aduca etc.

-                     Daca nu sunteti suficient de apropiat de clientul final, lasati pe cineva din prima linie sa se ocupe de asta

-                     “Traduceti” cerintele clientului in termeni tehnici. Folositi personal specializat in domeniul respectiv (IT -in cazul exemplului cu site-ul web)

-                     Evitati erorile “de traducere”. Pe cat posibil, incercati sa puneti la aceeasi masa toate persoanele implicate (in exemplul nostru cativa clienti, cineva din marketing sau vanzari, IT-istul companiei, un reprezentatnt al firmei furnizor si persoana care va dezvolta site-ul). Riscul este ca discutia sa avanseze lent avand in vedere diferentele dintre participanti

-                     Limitati-va doar la descrierea cerintelor, nu vorbiti de costuri, solutii tehnice sau detalii de executie. Asta este o alta etapa a proiectului iar clientul nu trebuie sa participle la acest gen de discutii. In primul rand prin prisma confidentialitatii iar in al doilea rand pentru ca ii rapiti din timpul destinat cerintelor

In incheiere ar trebui sa mai tineti cont de doua aspecte. Nu puteti avea cerinte 100% complete. Daca va doriti asta etapa de clarificare va dura mult mai mult. In al doilea rand clientii nu stiu neaparat ce isi doresc si nici nu cunosc evolutiile ulterioare ale domeniului dumneavoastra. Cum spunea Philip Kotler adevaratele firme nu sunt cele care satisfac nevoile clientilor ci cele care le creeaza.

După ce am clarificat scopul și cerințele o să vorbim despre importanța implicării tuturor stakeholderilor în discuțiile despre proiect.

 

Liviu Draghici -Senior Project Manager la Vodafone Romania

Related posts: